档案分类法 [浅析《高等学校档案实体分类法》的实践反思与修订建议]

摘要:在《高等学校档案实体分类法》修订之际,本文结合实践经验与教训,总结分析了“分类法”实施中的问题与对策,对进一步完善高校档案实体分类方法提出建议。

  关键词:高校档案,实体分类,修订意见

  

  随着教育部、国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》的发布,作为贯彻落实这一法规的配套措施,研究修订《高等学校档案实体分类法》(以下简称“分类法”)的问题愈加凸显出来。本文结合我校近20年来贯彻落实“分类法”的实践与体会,就如何进一步完善高校档案实体分类方法进行探讨。

  

  1 简要回顾

  

  现行的《高等学校档案实体分类法》是1993年11月16日由原国家教委教办[19931429号文件发布的,自1994年1月1日起施行,而我校作为国家教委确定的首批试点单位之一,从1992年就开始了“分类法”的尝试,近20年来我校贯彻落实“分类法”经过了“初步试点-恪守敦行一逐步调整”的实践历程。

  

  1.1 初步试点(1992年~1994年)

  1992年4月28日,国家教委办公厅“关于组织《高等学校档案实体分类法》试点的通知”(教厅档[1992]24号文件)下发后,我校即刻根据通知精神,积极开展试点工作。我们选取了1991年度档案作为试点对象,按照《分类法》试点稿,归类整理了1149卷。经过初步尝试,我们认为,新的分类办法总体而言类目体系比较清晰、周全,大多数归档文件材料可以“对号入座”,但也遇到一些问题:一是感觉一级类目“行政管理”的理论外延比较庞杂而实际内涵却相对贫乏(很多内容被其他大类下的综合类抽走了);二是科研、设备、基建等大类的二级类目因情况复杂很难统一模式;三是处理各级次类目之间交叉问题的合理分流与准确归属比较棘手。WwW.11665.COm试点工作结束后,我们及时进行了总结,并将总结材料上报业务主管部门。

  

  1.2 恪守敦行(1995年~2000年)

  国家教委办公厅“关于发布《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》的通知”下发后,我们严格按照正式发布的分类办法,结合本校实际进一步规范档案实体分类方案。在保持党群、行政、教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会十大类和特殊载体“声像类”不变的基础上,又增加了“实物档案”和“名人档案”两大类。在二级类目中,除行政大类中的监察与审计、武装与保卫分别设置外,其他未变。教学类选用第一套方案,即按教学环节分类;科研、设备、基建、产品四大类的二级类目除11为综合外,其他均按随机项目分别设类。

  

  1.3 逐步调整(2001年至今)

  随着时间的推移和档案工作的发展变化,我们在贯彻落实“分类法”的实践中遇到的老问题愈加突出,新问题不断涌现,迫使我们不得不从2001年开始,逐步对原定的档案实体分类方案进行适当调整。首先,对科研档案分类遇到的问题进行调整。科研档案起初是分年度按项目分别设置二级类目,比如2000-ky11(综合)、ky12(第一个项目)、ky13(第二个项目)……依此类推,项目越多,二级类目也就越多。由于我校是师范类院校,科研项目以基础理论研究为主,形成的科研项目档案材料较少,基本上是一项一卷,如果按项目断开设置二级类目,势必出现从“1”打头编排案卷序号较多而延续编号却很少,给档案管理和利用造成诸多不便。因此,我们改为按文科(社会科学)、理科(自然科学)分别设置两个二级类目,文、理科下按项目归档时间顺序各编一个大流水案卷序号。

  其次,对基建档案分类遇到的问题进行调整。近年来,高校基建工程项目剧增,由于基建工程建设历时较长,在项目审批、招投标等管理环节,不同项目之间文件材料交叉重叠现象比较严重,因而基建项目材料按时成套归档相当困难。为此,我们除保持jj11为基建综合(基建工作管理性文件入此)外,还特别设定jj12为项目综合(项目交叉文件入此),凡是自然独立的基建项目档案从jj13开始按项目断开分别编目。

  最后,对教学档案分类遇到的问题进行调整。主要是针对数量愈来愈多的研究生学位档案和本科生学籍档案,在原有的二级类目下再按学历层次和性质设置三级类目。为维护研究生教学档案的成套性,我们突破原有教学档案的二级类目体系,以“人”为单位,将招生录取登记表、学籍卡、成绩单、课程培养计划、中期筛选考核表以及学位申请审批材料和毕业生登记表等各种应归档文件整合为一体并入“jx16”,按件整理,每人一盒。这样,既丰富了研究生教学档案的归档范围,又便于系统整理、保管和提供利用,工作效率提高了一倍多。

  与此同时,处理各级次类目之间交叉文件的合理分流与准确归属一直比较棘手,这不仅是由于归档部门兼职档案员难以熟练把握,即使是档案馆的业务指导人员,也因个人理解上的差异而常常意见不一致。为减免在归档文件分类整理上耗费不必要的时间和精力,我们确定在保持现行分类方案基本不变的前提下,本着“服从大局、维护成套、便于操作、相对稳定、细化检索”的原则,对交叉问题进行特殊处理就近归位。具体做法是:先将全校所有的归档部门按其主要职责纳入相应的类目,再按照归档部门形成档案的主要特色重新制定归档范围和保管期限表,力求归档部门、归档类别、归档范围和保管期限于一表一目了然,简捷高效地指导部门立卷归档工作有序进行。

  上述调整方式虽然可能有悖于《分类法》的理论原则与体系要求,但实际应用效果较好,特别是近年来我馆运用“南大之星”档案管理系统逐步实现计算机辅助立卷和文件级著录与检索后,似乎是“山重水复疑无路,柳暗花明又一村”,我们不再为档案实体分类中的交叉难题所困扰,因为,即使档案文件实体归类不够严谨精确,但只要按“件”规范著录,凭借计算机系统可以实现多途径跨类检索,因而,并不影响查档效果。

2 问题分析

  

  思忖《分类法》实施中出现的问题,大致受以下因素的影响和制约:

  

  2.1 《分类法》的理论依据不够清晰

  档案分类就是依据特定的标准对档案进行分门别类,按照分类作用的侧重点不同,可区分为档案实体分类与档案信息分类。我国档案工作实践表明,档案实体分类应考虑档案形成的规律和特点,依据来源原则按“组织机构分类法”比较简便易行;档案信息分类主要依据职能分工原则,按“问题(事由)分类法”揭示档案的内容和成分,旨在为利用者提供统一方便的检索途径。而“高校档案实体分类的基本观点是根据高校档案产生的领域范畴,结合其记述的内容性质进行分类。分类体系既基本上符合档案学关于分类问题的基本理论,又不拘泥于传统的以组织机构为基础的分类方法,在某种程度上与信息分类既有联系又有区别”(引自《高等学校档案实体分类理论与方法》1994年6月四川大学培训教材)。我们认为,《分

类法》确立的这种分类观点似乎是想融组织机构分类法与问题分类法、实体分类法与信息分类法为一体,期望发挥各自的优势取得最佳效果,但这种良好的主观愿望却面临客观实践难题的挑战。档案信息分类可以跨越档案实体之间的固有联系根据利用需求组合多种检索渠道,而档案实体分类的主要目的在于组织馆藏,即通过分门别类使零乱的档案材料有序化、系统化,固定其排列位置。档案实体的物理位置具有唯一性,因此,如果档案实体分类的标准带有过多的主观判断色彩,或者类目层次的分类依据呈现多元化,那么,势必造成分类体系之间的交叉、包罗从而导致混乱现象。

  

  2.2 档案类目设置与部门立卷归档难以完全协调

  《分类法》主表设置了十一个一级类目,每个一级类目之下设置了若干个二级类目,这些类目有的能与归档部门一一对应,但也有相当一部分类目涵盖多个归档部门(比如纪监审合署办公等),或者一个归档部门的归档文件涉及多个不同的类目(比如教学、外事档案涉及多个归档部门),此外,遇到“一文多事”、“一文多义”等问题因个人理解不同更易导致归类意见分歧。如果不推行部门立卷归档制度,高校各部门形成的归档文件材料全部由档案馆(室)集中统一整理,相对而言比较容易按照分类方案整理一步到位。但我国实行文书处理部门立卷归档制度,由于类目设置在先且应保持相对稳定,部门立卷归档在后且兼职档案员的分类业务不熟,因此,档案类目设置与部门立卷归档很难完全协调一致。据我们调研发现,要求部门立卷归档完全按照《分类法》设置的各级类目准确分类整理是不现实的,实际情况是,要么专职档案业务指导人员耗费大量时间和精力不断地培训、指导甚至是包办部门分类整理,要么是将归档部门形成的常规文件材料按归档范围粗放型地简单归类,至于归档文件内容涉及多个类目的则按各自理解进行归类。

  

  2.3 新情况新问题对《分类法》的挑战

  《分类法》已经实施快20年了,随着高等教育事业的蓬勃发展,高校在其职能活动中形成的各种内容和载体的文件材料愈来愈多,《分类法》设置的类目体系已经不能完全适应高校档案工作的发展需求。这主要反映在两个方面:一是原有类目名称不能涵盖高校产生的全部档案,比如教职工档案、学生档案、国有资产档案、名人档案、实物档案等,这些客观存在的档案不应拒之于《分类法》之外;二是数字化校园环境下愈来愈多的电子档案(包括电子公文信息、流媒体信息、光盘、软件等)如何分类整理,也需要从完善《分类法》的视角加强理论研究和实践摸索。

  

  3 修订意见

  

  总结实施《分类法》的实践经验与教训,尽管还存在着一些问题或缺憾,但我们认为,总体而言,《分类法》还是比较符合高校档案工作的实际需要的,它对于“统一全国高等学校的档案实体分类,实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化”起到了积极作用,至于存在的问题或缺憾有些是有待通过修订予以改进,有的则是任何一种分类方案都难以避免的。据悉,